چگونه در محیط کار مکالمات دشوار را مدیریت کنیم

انجام گفتگوهای دشوار در محیط کار یکی از چالش برانگیزترین کارهایی است که کارمندان و کارفرمایان باید انجام دهند. همه ما از انجام این کار واهمه داریم و تنها عده معدودی میتوانند از پس آن بربیایند. اما انجام مکالمات دشوار بخشی از کار تیمی است و صرف نظر از موقعیت اجتماعی یا نقشی که در تیم ایفا می کنید باید آن را انجام دهید. مکالمات دشوار معمولا در نظر ما سختتر هستند زیرا ما برای محافظت از خود همه چیز را تا حد افراط سخت جلوه می دهیم.

چرا از انجام مکالمات دشوار در محیط کار پرهیز می کنیم؟

چرا ما تمایل داریم تا حد ممکن از انجام مکالمات دشوار پرهیز کنیم؟ اگر پاسخ آن آسان بود تا به حال به آن پی برده بودیم. مغز ما به گونه ای شرطی شده که میخواهد از ما محافظت کرده و ما را در معرض ریسک قرار ندهد. ما همیشه میخواهیم از درگیری دوری کرده و در برابر تغییر مقاومت کنیم زیرا این کار ساده تر از به چالش کشیده شدن برای رشد کردن است. اما غلبه کردن بر ترس از تغییر، برای تقویت مهارتها و منابع مان برای انجام مکالمات دشوار با همسالان و همکاران و هم تیمی ها لازم است. کسب و کارها مشکلات را حل می کنند و مشکلات همیشه سختی هایی را به همراه دارند که باید از طریق گفتگوهای پیچیده و عمیق و به چالش کشیدن ظرفیتهای دیگران بر آنها غلبه کنیم. اما این بخشی از زیبایی عضویت در یک تیم یا سازمان است. غلبه کردن بر یک چالش باعث دور هم جمع شدن افراد می شود. اما وقتی این دستاورد با صدمات جانبی ناشی از ارتباطات ضعیف، سرزنش کردن، و انگشت اتهام زدن به دیگران همراه باشد در دراز مدت تبدیل به شکست می شود.

سه گام کلیدی برای تسلط بر انجام مکالمات دشوار در محیط کار

تحقیقات نشان می دهند که داشتن روابط بهتر با کارمندان باعث سلامت و عملکرد کاری بهتر با آنان می شود. به علاوه روابط کاری مثبت روی رفتار و منش کارمندان به شکل مثبتی تاثیر می گذارد. بنابراین کارمندان باید یاد بگیرند که چطور در محیط کار مکالمات دشوار را انجام دهند تا بتوانند روابط کاری شان را تقویت کرده یا روابط قدیمی شان را از نو بسازند. اگر میخواهید توانایی خود را ارتقا داده یا مکالمه دشواری را در محیط کار انجام دهید، با سه گام کلیدی زیر شروع کنید.

• شخصا مکالمه را انجام دهید

همه چیز به احترام گذاشتن برمیگردد. مخفی شدن پشت صفحه مانیتور آسان است زیرا با فردی که با او صحبت می کنید ارتباط رودررو ندارید. اگر میخواهید با کسی در مورد موضوع احساسی چالش برانگیز یا پر تنشی صحبت کنید، باید احترام متقابل بگذارید. اگر به عقیده طرف مقابل خود احترام نگذارید، حرفی که می گویند یا کاری که انجام می دهند ارزشی ندارد زیرا شما تصمیم گرفته اید که ذهنتان را تغییر ندهید. بی محلی کردن نشانه بارز بی احترامی و عدم بلوغ فکری شماست. اگر میخواهید مکالمه دشوار و معناداری در حیطه روابط فردی یا حرفه ای خود داشته باشید، باید رودررو آن را انجام دهید. به قول مارگارت اشویر،« روابط با همکاران با دیدن صورت همدیگر آغاز می شود». شما برای آنکه زاویه دید خود را بیان کنید باید از نظر فیزیکی حضور داشته باشید و به صحبتها و نقطه نظرات طرف مقابل نیز گوش دهید. زبان بدنی میتواند اطلاعات زیادی را در مورد آنچه که فرد قصد در بیان آن دارد، بدهد. بنابراین توانایی شما در دریافت ظریف ترین پیامهای بدنی در زمانی که به طور فیزیکی در کنار طرف مقابلتان نشسته اید، بالا می رود. منظور از حضور فیزیکی تنها به معنای حضور داشتن به صورت فیزیکی نیست بلکه باید از نظر شناختی و احساسی نیز حضور داشته باشید.

• برای فهمیدن گوش کنید نه برای جواب دادن

مکالمات دشوار به دلیل یک مشکل کوچک اتفاق نمی افتند. در بسیاری از موارد آنها در اثر اتفاقات مکرری روی می دهند که هیچ گاه به خودی خود حل نمی شوند و به دلیل وقوع در دراز مدت، باعث ایجاد ناراحتی روانی و استرس بیشتری می شوند. ذهنیت شما چه مثبت و چه منفی وارد مکالماتتان می شود و بنابراین باید مطمئن شوید که بر مهارتهای ارتباطی تسلط دارید. و با آنکه برقراری ارتباط کاری است که میتوانید با استفاده از کلمات و ژست های بدنی آن را کنترل کنید، به شدت نیازمند گوش کردن فعال و درک منشا صحبتهای طرف مقابل است. هوش هیجانی خصیصه بسیار مهمی است که بسیاری از مدیران در صدد تسلط یافتن بر آن هستند زیرا به آنها اجازه می دهد تا بهتر فردی که با او ارتباط برقرار می کنند را درک کنند. همچنین آنها را قادر می سازد تا خود را جای فرد دیگری بگذارند و با آنها همدلی کنند. ما معمولا فراموش می کنیم که منیت ما دشمن ماست. ما نگرانیم تا وجهه خود را حفظ کنیم که باعث می شود نتوانیم احساسات طرف مقابل را در طول مکالمه تشخیص دهیم. اگر به شکل فعال به دنبال موقعیتهایی برای درک گفته های آنان نباشیم، آنگاه نمیتوانیم زاویه دید آنها را متوجه شویم. و هربار که نمیتوانیم به شکل موثری با آنها ارتباط برقرار کنیم، به دلیل ناتوانی مان در صحبت کردن با آنهاست.

• بازخورد بگیرید

اگر انجام مکالمات دشوار برایتان سخت است، بازخورد گرفتن باید برایتان آسان باشد. وقتی بر ترس خود غلبه کرده و مکالمه را آغاز می کنید، متوجه می شوید که به درستی صحبت نکرده اید و هر دو فرضیاتی را برای خود متصور شده اید. این فرضیات و گفتگوهای ضعیف معمولا ما را به اشتباه می اندازند زیرا به طور کامل زاویه دید ما نسبت به طرف مقابل را عوض می کنند. تحقیقات در مورد تعصبات از پیش تعیین شده در زمینه تکنولوژی نشان می دهد با آنکه تجربیات مختلف تاثیر قابل توجهی بر روی تصمیم ما در استفاده از یک محصول تکنولوژیک دارد، این تاثیر به طور کامل توسط تعصب از پیش تعیین شده فرد نسبت به تکنولوژی از بین می رود. با وجود آنکه این مطالعه در زمینه تکنولوژی انجام شده، شاهد همین امر در زمینه روابط نیز هستیم.

احساسات یا فرضیات ما نسبت به یک نفر مانع از شناخت کامل او می شود زیرا تعصبات از پیش تعیین شده ما مانع از پذیرش اطلاعاتی می شود که متناسب با تعصبات از پیش تعیین شده مان نسبت به آن فرد نیست. اما وقتی خودتان را نسبت به بازخوردها باز نگه می دارید، متعاقبا صحبتهای او را گوش می کنید. پذیرش بازخوردهای دیگران در را به روی بحثهای آینده باز می کند و اجازه می دهد از اشتباهاتتان درس بگیرید. همه ما اشتباه می کنیم اما کسانی که آن اشتباهات را تکرار می کنند عادات بدی را پرورش می دهند و ارتباط ضعیفی را با همکارانشان برقرار می کنند.  پذیرش بازخوردهای دیگران باعث می شود همکارانتان نقطه نظراتشان را به اشتراک بگذارند، که در نتیجه باعث اعتمادسازی، برقراری ارتباط و ایجاد پیوند بین افراد شرکتتان می شود.

به یاد داشته باشید که داشتن روابط محکم همیشه به معنای درگیری های کمتر نیست. بلکه به معنای داشتن روابط موثرتر است که درجه بالاتری از ادراک و اعتماد را بوجود می آورد.

درمان همه دردها عمل کردن است

در اکثر مواقع، مکالمات دشوار به دلیل اشتباهات تکراری در قضاوت کردن یا اشتباهاتی رخ می دهد که هیچ گاه از ابتدا اصلاح نشده اند. بنابراین اگر به دنبال ایجاد تغییر هستید و میخواهید اعتماد جدیدی را در محیط کارتان بوجود بیاورید، باید دست به عمل زده و مالک اعمالتان باشید.

همیشه صدای اعمال از  صدای کلمات بلندتر است، بنابراین زمان به شما می گوید که هر دو طرف چگونه به مکالمات دشوار پاسخ می دهید. در نتیجه تنها گزینه ای که دارید آن است که مالک اعمال خود باشید. مکالمات دشوار هیچ گاه از بین نمی روند، بنابراین هر چه بهتر آنها را مدیریت کنید بازدهی بهتری در کارتان خواهید داشت.