۱۰ راهکار مدیریت زمان برای رسیدن به موفقیت

بسیاری از داستان های مربوط به زنان و مردان موفق در حیطه کسب و کار در مهارت های مدیریت زمان خلاصه می شود. اکثر کارآفرینان میدانند که هر چقدر از زمان شان بهره وری بیشتری داشته باشند، به موفقیت بیشتری دست پیدا می کنند. به همین دلیل است که مدیریت زمان برای رسیدن به موفقیت  امری حیاتی است.

یکی از فواید مدیریت زمان را در نظر بگیرید: شما زمان تان را  بر روی موضوعی مهم سرمایه گذاری می کنید. همین کار به تنهایی شما را در مسیر موفقیت قرار میدهد. تنها چیزی که نیاز دارید مدیریت زمان است. اگر میخواهید مهارت های مدیریت زمان تان را ارتقا دهید، با دنبال کردن راهکارهای زیر شروع کنید:

راهکارهای مدیریت زمان برای رسیدن به موفقیت

• هدف مشخصی داشته باشید

اگر میخواهید مهارت های مدیریت زمان تان را ارتقا دهید، باید اهداف واضح و مشخصی انتخاب کنید. اگر از سمت و سویی که بدان حرکت می کنید اطمینان ندارید، تقویت مهارت مدیریت زمان دشوار خواهد بود. شما باید بتوانید هدف نهایی خود را تصویر سازی کنید.

اهداف خود و سطح اهمیت شان را بررسی کنید. آیا هدفی وجود دارد که از بقیه مهمتر باشد؟ اگر وجود دارد، آن را شکار کرده و حین دنبال کردن راهکارهای زیر، فراموشش نکنید.  هدف داشتن در مدیریت زمان به شما انگیزه میدهد و هدایت تان می کند.

• منظم شوید

وقتی اهداف تان را مشخص کردید، باید نسبت به کارهای لازم آگاه شوید. برای همین باید منظم باشید. منظم بودن به شما کمک می کند بدانید دقیقا چه کاری باید انجام دهید و چقدر برای پایان بردن آن زمان دارید.

لیستی از تمام کارهایی که باید انجام دهید، تهیه کنید. در این مرحله میزان اهمیت و فوریت کارها مهم نیست. تنها کارهایی که باید انجام شوند را روی کاغذ بنویسید تا ملکه ذهن تان شوند.

• کارهای تان را الویت بندی کنید

حال که درک کاملی نسبت به کارهایی که باید انجام دهید بدست آورده اید، هر کدام را بر اساس الویت شان مرتب کنید. از مرتب کردن آنها  تا زمانی که همه را روی کاغذ ننوشته اید خودداری کنید. زیرا تصمیم گیری درباره اهمیت هر کار بدون در نظر گرفتن لیست کلی امکان پذیر نیست.

مهمترین و فوری ترین کارها باید در بالای لیست آورده شوند، در حالیکه کارهای کم اهمیت تر باید در انتها بیایند. با مرور کم اهمیت ترین کارها لیست را بازبینی کنید. آیا واقعا لازم است در انتها آورده شوند؟ آیا کاری هست که بتوانید حذفش کنید؟ اگر هست آن را حذف کنید. هدف، تهیه یک لیست کامل است

• برنامه روزانه تهیه کنید

با در دست داشتن لیست بازبینی شده، هر روز جدول زمان بندی تهیه کنید. برنامه روزانه شما باید شامل دو بخش باشد: در بخش اول سه مورد از مهمترین کارهایی که باید آن روز تمام شوند و در بخش دوم سه کاری که اهمیت کمتری دارند، آورده می شود.

سپس روزتان را بر اساس کارهایی که دارید زمان بندی کنید و مقدار زمان مشخصی را به هر یک اختصاص دهید. به موازات تهیه جدول زمان بندی روزانه، سایر مسئولیت هایتان را به خاطر داشته باشید. هدف این است که تا زمان به پایان رساندن کارهایتان سایر مسئولیت هایی که دارید را از یاد نبرید و تمام تلاش خود را بکنید تا تعداد بیشتری از کارها را تمام کنید.

• عوامل حواس پرتی را حذف کنید

عوامل پرت کننده حواس میتوانند به اشکال غیرمنتظره و گاهی نامحسوس خودشان را نشان دهند. از نوتیفیکیشن های ایمیل کاری روی گوشی تان گرفته تا صدایی که از اتاقی دیگر می آید. به نظر می رسد برای هر کاری به توجه بیشتر و بیشتر نیاز است. تنها راه مقابله با آن، حذف عوامل پرت کننده حواس است.

بعد از برنامه ریزی کردن روزتان و آماده شدن برای انجام کارها، مطمئن شوید که محیط اطرافتان به متمرکز بودن شما کمک می کند. حتی کوچکترین عوامل حواس پرتی باید حذف شوند. اگر حذف نشوند، میتوانند زمان و انرژی باارزش شما را که میتوانست روی انجام کاری  با اهمیت سرمایه گذاری شود، بگیرند.

• هر کار را به کارهای کوچکتر تقسیم کنید

برخی کارها از سایرین بزرگترند. بدین ترتیب تمام کردن آنها بدون بکارگیری تکنیکهای صحیح میتواند فرد را مستاصل کند. یادگیری مدیریت کارها و مسئولیتها، کلید ارتقای مهارت های مدیریت زمان است

وقتی کار بزرگی را باید تمام کنید، آن را به بخشهای قابل مدیریت تقسیم کنید. سپس هر بخش را مانند بخشی مجزا انجام دهید. این کار در از بین بردن حس استیصال به شما کمک می کند و اجازه میدهد تا بر روی بخشهای کوچکتر متمرکز شوید.

• همزمان چند کار را با هم انجام ندهید

انجام هم زمان چندین کار یکی از آن تکنیک های مدیریت زمان است که ممکن است منطقی به نظر برسد. در ابتدا، به نظر می آید تمرکز هم زمان بر روی چندین کار میتواند بازدهی را بالاتر ببرد. شاید این طور تصور کنید که کار کردن بدین شکل زمان کمتری برای تکمیل کارها نیاز دارد.

متاسفانه، اینطور نیست. چندکارگی، بازدهی شما را بالاتر نمی برد، بلکه تمرکز لازم برای انجام کارهایتان را پایین می آورد. هر زمان که شروع به انجام کارهایتان کردید از انجام چندین کار در یک زمان خودداری کنید. موفقیت بواسطه کیفیت تلاش سخت شما بوجود می آید و چندکارگی  از کیفیت کارتان می کاهد.

• در فواصل زمانی کار کنید

یکی از تکنیک هایی که در مدیریت هم زمان چندین کار کاربرد دارد، تقسیم بندی زمانی است. تقسیم بندی زمانی یعنی روزتان را به فواصل زمانی کوچکتر تفکیک کرده و هر فاصله را به یک کار یا هدف مشخص اختصاص دهید.

این تکنیک میتواند به مدیریت بهتر زمان کمک کند زیرا عوامل پرتی حواس را کم می کند. با مشخص کردن محدودیت های هر فاصله زمانی، به شکلی بهتر بر روی کار یا مسئولیت از پیش برنامه ریزی شده تمرکز  میکنید و نسبت به هر عامل پرت کننده حواسی که ممکن است سر راهتان قرار بگیرد، بی توجه خواهید بود

• همه کارها را تکمیل نکنید

واقعیت این است که به همان اندازه که انجام دادن تعداد بیشتری از کارها در هر روز اهمیت دارد، لزومی به تکمیل تک تک کارها نیست. انجام دادن کارهای بیشتر از حد توان تان، شما را از نظر فیزیکی و روانی خسته می کند.

اگر برخی از کارها کم اهمیت تر یا حتی غیرضروری اند، آنها را ناتمام بگذارید.با یادگیری تفکیک کردن کارهای مهم از کارهای غیرمهم استفاده کارامدتری از زمان تان خواهید داشت.

• به خودتان استراحت بدهید

ممکن است این رویکرد مدیریت زمان دور از انتظار به نظر برسد، اما استراحت کردن واقعا اهمیت دارد. برای بازدهی داشتن توجه به نیازهای فیزیکی و روانی حیاتی است. بدین ترتیب استراحت کردن بخشی ضروری از روند دستیابی به موفقیت است.

به طور منظم زمانهایی را استراحت کنید تا از نظر ذهنی و روانی از کار فاصله بگیرید. در فواصل منظم به هر شکلی که مایل هستید استراحت و حد و مرزی سالم بین خود و کارتان برقرار کنید.

بهترین راهکار برای مدیریت بهینه زمان ، بکارگیری تکنیک هایی است که به شما در تمرکز بر اموری که بیشتری اهمیت را دارند کمک می کنند. تمرینات مدیریت زمان را با فکر کردن به هدف کلی خود آغاز کنید. موفقیت را چطور تعریف می کنید؟ صرف نظر از هدفی که دارید، باید حول محور هدف تان از زمان استفاده کنید.

وقتی هدف تان را مشخص کردید، تکنیکهای ساده مانند برنامه ریزی روزانه، برقراری نظم و ترتیب، به حداقل رساندن عوامل حواس پرتی و استراحت منظم را اجرا کنید. تکنیکهای نامبرده از طریق مدیریت بهتر زمان به شما در رسیدن به موفقیتی که دنبالش هستید، کمک می کنند.